Guide de l'organisateur

Guide
de l'organisateur

Suivez le guide de l'organisateur !

1. Autorisations et administratifs

2. Votre course

3. Quelques astuces

Communiquer sur les réseaux sociaux

Les outils utiles pour votre course

Gérer les bénévoles et les commissionnaires

La fédération délégataire

L’organisateur doit se conformer aux règles techniques de la discipline, édictées par la fédération qui a reçu la délégation (Code du sport – Article L331-1).

Les manifestations de course à pied (trail, courses sur route, obstacles) sont sous l’égide de la FFA (Fédération Française d’Athlétisme), les triathlons sous l'égide de la FFTRI.

Vous pouvez organiser un trail ou une course nature sans que votre association soit affiliée à la FFA mais vous devez en informer la FFA et vous conformer au règlement dicté par cette fédération.

Les demandes d'autorisations

Les manifestations sportives qui constituent des épreuves, courses ou compétitions comportant un chronométrage et qui se déroulent en totalité ou en partie sur une voie publique ou ouverte à la circulation publique sont soumises à déclaration auprès de l’autorité administrative.

Pour organiser une course, le point de départ est d’avoir l’autorisation de la commune qui va accueillir l’événement. Puis dans certains cas, vous apprendrez à créer le dossier pour la préfecture, l’ONF ou encore Natura 2000 !

L'assurance

Un organisateur de course est soumis à l’obligation d’assurance. Il doit d'ailleurs fournir la preuve qu'il a souscrit un contrat avec un assureur (police d'assurance) garantissant sa responsabilité civile, celle des personnes participant à l'organisation et celle des participants dans le dossier d'autorisation de la préfecture.

L'assurance à souscrire est l'assurance "RCO" (responsabilité civile des organisateurs). Le cout de cette assurance sera variable et dépendra de la nature de votre événements, des couts matériels engendrés ainsi que le nombre de participants attendus.

Pour les Triathlons, le fait d'affilié votre manifestation à la Fédération vous permettra d'être directement assuré pour les organisateurs et les bénévoles participants à la manifestation. Celle-ci est une assruance responsabilité civile. Pour les manifestations agrées de la FFTRI, des options peuvent être rajouter à votre contrat d'assurance.

Les secouristes

Assurer la sécurité de son événement est un point primordial pour tout organisateur. Il doit d'ailleurs s'y prendre tôt car l'attestation est un des documents qui doit être dans votre dossier préfecture, sachant que celui-ci doit être validé au plus tard 3 mois avant.

Ce n'est pas à vous de déterminer le nombre de secouristes nécessaires mais aux associations qui determineront les besoint en fonction du nombre de participants, spectateurs et bénévoles de l'environnement et de l'accesiblité du site.

Pour une manifestation de plus de 500 participants, en plus de l'association, la présence d'un médecin vous sera exigé.

Gérer les inscriptions

De nombreuses plateformes sont disponibles pour gérer votre inscription (Njuko, TIEL, Kiklego) et son adaptés à chaque typologie d'événement. Ces plateformes vous permettront de créer votre formulaire d’inscription, de créer vos mails automatiques, de gérer vos inscriptions (remboursements, changements d’informations, transferts d’inscriptions) et de gérer vos options si vous en avez.

Chaque plateforme possède son propre service client qui vous accompagnera si vous avez la moindre question technique.

Créer son parcours

Le parcours est un élément essentiel pour votre événement. Avant de vous lancer dans la création du parcours, définissez clairement vos critères (distances, nombre de bénévoles disponibles, présence ou non de dénivelé, localisation du départ et de l’arrivée).

Utilisez autant que possible plusieurs logiciels pour la création de vos parcours :

Google Maps : pour visualiser la carte grâce aux plans satellite.
Strava : pour tester vos parcours dans la réalité et créer des plans FPV (first person view) afin de produire du contenu pour les réseaux sociaux.
Komoot : pour créer vos parcours finaux, visualiser les chemins, voir le pourcentage de types de surface et adapter vos parcours en fonction de la discipline.

Une fois votre ou vos parcours finalisés, analysez les zones dangereuses et allez les tester sur le terrain afin de vérifier leur faisabilité.

PPS et licences autorisées

En France, la participation aux compétitions sportives est soumise à la présentation d’un justificatif médical.

Pour les courses affiliées à la FFA : Les organisateurs vous demanderont soit une licence (FFA, UFOLEP, FFCO, FFTRI, FFPM, UNSS, UGSEL), soit un PPS (Parcours Prévention Santé) dont la durée de validité équivaut à 3 mois.
À partir de 2026, le PPS deviendra payant, à hauteur de 5 €, pour une validité d’un an.
Pour les courses affiliées à la FFTRI :Les organisateurs vous demanderont une licence (FFTRI ou FFC + FFA + FFN). Pour les non-licenciés, un pass compétition, en complément de l’inscription, devra être payé par les participants. Ce pass est automatiquement calculé en fonction de la distance.
Le pass compétition est unique, c’est-à-dire qu’il est relié à une seule et unique course.

Attention : Les justificatifs médicaux sont exigés uniquement pour les courses en compétition.Course en compétition = course chronométrée.

Les distances et l'âge

En France, ce sont les fédérations qui définissent les règles administratives et sportives. Les distances autorisées selon les catégories et l’âge sont fixées par la FFA et la FFTRI :

FFA :
- 5 km (14 ans et plus)
- 10 km (16 ans et plus)
- Semi-marathon (18 ans et plus)
- Marathon (20 ans et plus)
Courses FFTRI :
- XS (14 ans et plus)
- S et S-relais (16 ans et plus)
- M et M-relais (18 ans et plus)
- À partir de 20 ans, toutes les distances sont autorisées.

L'autorisation Parentale

Selon les distances et donc les catégories que vous avez sur votre course, vous serez susceptibles d’accueillir des mineurs. Nous vous conseillons de demander une autorisation parentale de décharge de responsabilité à chaque mineur qui s’inscrit : il est donc important que vous ayez un accord écrit et signé du responsable légal !

Wimasport vous propose une option qui fait apparaître automatiquement un modèle d’autorisation parentale quand la date de naissance saisie est celle d’un mineur.

Gérer les bénévoles et les commissionnaires

Wimasport vous propose une option qui fait apparaître automatiquement un modèle d’autorisation parentale quand la date de naissance saisie est celle d’un mineur.

Baliser le parcours

La grogne à l’arrivée, perdre un coureur… Avoir un problème lié au parcours est la hantise des organisateurs. Pour cela, voici quelques conseils pour réduire au maximum les risques.

1. Quels balisages utiliser ?

Peinture au sol, rubalise dans les arbres, piquets, pancartes… De nombreuses techniques peuvent être utilisées pour baliser votre parcours.
Afin de choisir la technique la plus appropriée, faites une reconnaissance en amont et analysez les endroits nécessitant un balisage ainsi que les points où celui-ci peut être installé.
Adaptez-vous aux équipements de la ville, à la végétation… Pensez également à utiliser des techniques qui ne dégraderont pas l’environnement plusieurs jours ou semaines après l’événement.

2. Quand baliser mon parcours ?

Il n’y a pas de réponse parfaite. Vous ne pourrez pas baliser 1 heure avant le départ, mais vous avez également de grandes chances que le balisage soit détérioré si vous le faites 2 semaines avant.
Le mieux est de réaliser le balisage durant la dernière semaine. Envoyez une équipe quelques jours avant pour commencer, puis faites une reconnaissance chaque jour pour vérifier que rien n’a changé.

3. Comment contrer un possible vol de balisage ?

Le risque zéro n’existe pas. Il faut donc anticiper les problèmes.
N’hésitez pas à envoyer des personnes 15 minutes avant le départ pour vérifier une dernière fois le balisage et régler les éventuels soucis. Mieux vaut une dernière vérification que la recherche d’une personne perdue.

Créer son site web

En 2025, disposer d’un site web est devenu indispensable pour organiser un événement sportif. Il permet de légitimer l’événement, de le professionnaliser et d’offrir aux participants toutes les informations essentielles en un seul endroit. Les organisateurs doivent avoir conscience que le site web est la première vitrine de leur événement : c’est souvent par ce canal que les futurs participants découvrent l’épreuve et s’inscrivent.

Pour autant, il n’a pas besoin d’être complexe : une page d’accueil, une page dédiée aux courses, une section pour les informations importantes, une pour les bénévoles et une dernière pour les partenaires suffisent largement à une communication efficace. Il est également essentiel d’optimiser le site au format mobile, car la majorité des inscriptions se fait désormais via smartphone.

Et si la création d’un site web paraît trop complexe, Wimasport accompagne les organisateurs et peut développer un site sur mesure, adapté à leurs besoins.

communiquer sur les réseaux sociaux

En 2025, les réseaux sociaux doivent faire partie intégrante de votre communication événementielle. Ils constituent le principal canal pour diffuser les informations importantes et sont également essentiels pour créer de l’engouement et toucher de nouveaux publics. Pas besoin d’un matériel sophistiqué : un simple smartphone, une photo et une description suffisent pour commencer. Plus votre communication sera régulière, plus votre événement sera mis en avant. De nombreux outils gratuits existent pour vous aider à produire du contenu et planifier vos publications, comme Canva, CapCut ou Meta pour programmer vos posts. Ajoutez à cela votre énergie et votre créativité, et vous donnerez une véritable ampleur à votre événement.

les outils utiles pour votre course

Pour organiser un événement (marathon, trail, triathlon), il est utile de disposer d’une trousse contenant tous les outils nécessaires. Voici une sélection des outils les plus complets, avec quelques versions payantes pour certaines :

Je crée mon parcours avec Komoot : Simple d’utilisation, vous pouvez créer tous vos parcours à travers les chemins et routes de votre région. L’application mobile permet également de tester vos parcours en temps réel.
Je communique sur Facebook et Instagram : Instagram reste incontournable, mais même en 2025, ne négligez pas Facebook. Une partie de votre public se trouve dans les groupes cachés de la plateforme. Soyez régulier sur les deux réseaux pour maximiser votre visibilité.
Je range mes dossiers sur Google Drive : Cette plateforme permet de travailler en collaboration, de créer des documents Word ou des tableaux Excel, et de transférer facilement des fichiers. Google Drive reste un outil incontournable.
Je crée mon site sur Wix (certaines options payantes) : Simple d’utilisation avec des templates disponibles, Wix permet de disposer d’un site complet avec peu de compétences techniques.
Je crée sur Canva : Pour tous vos posts, dossiers de communication ou guides du coureur, Canva est idéal pour créer des documents clairs, esthétiques et graphiques.
J’envoie mes newsletters sur Brevo (certaines options payantes) : Comme Wix, Brevo est une plateforme simple d’utilisation avec des templates préfaits. La newsletter est essentielle pour recueillir des bases de données participants et envoyer des mails groupés.
Je développe mon service client sur Gmail : La boîte mail de Google permet de regrouper tous vos comptes et possède des paramètres de réponses automatiques. Gmail est un outil efficace pour répondre rapidement aux participants.
Je partage mes tâches sur Trello : Il est parfois difficile de savoir qui fait quoi. Avec Trello, ce problème est résolu : partagez les tâches et indiquez le rôle de chacun pour une meilleure coordination.

trouver des partenariats

En tant que nouvel organisateur, les partenariats constituent le moyen le plus simple de développer vos financements, en complément de la billetterie. Pour cela, plusieurs étapes sont à suivre :

Commencer par le réseau local : ce sont souvent les acteurs proches de votre événement qui vous soutiendront financièrement en premier lieu.
Développer votre visibilité grâce à la communication : ces données vous permettront de valoriser l’intérêt de votre événement auprès des entreprises.
Mettre en place une véritable stratégie de partenariats avec des entreprises au-delà de votre région : cela permet d’élargir vos ressources et votre notoriété.

Les organisations doivent être conscientes que si les partenariats sont l’un des moyens les plus accessibles pour obtenir des financements, il n’est pas toujours simple de signer des accords. Voici quelques astuces pour faciliter la démarche :

Différencier sponsor et partenaire : un partenariat n’est pas forcément financier ; il peut être matériel ou logistique.
Faire de la veille : observez ce qui se fait autour de vous et identifiez les entreprises actives dans votre domaine.
Structurer votre plaquette commerciale : avant de démarcher les entreprises, préparez un document clair et attractif présentant votre événement et ses avantages.
Travailler la négociation : soyez prêts à adapter vos propositions et à trouver un accord gagnant-gagnant avec vos partenaires.

Diversifier ses recettes

Comme vu précédemment, le partenariat reste le moyen le plus simple de financer un événement, mais d’autres petits leviers peuvent apporter un complément financier :

Une buvette : bien organisée et complète, la buvette devient souvent l’élément central après votre course. Conviviale et bien gérée, elle peut générer un revenu supplémentaire.
Un village exposants : si votre événement attire du public, certaines entreprises ou foodtrucks n’hésiteront pas à louer un emplacement. Il n’est pas nécessaire de créer un énorme village : 5 stands bien choisis peuvent suffire.
Quelques goodies : offrir un souvenir est toujours apprécié par les participants. Une affiche, un t-shirt ou un petit objet rappelant l’événement permet de créer de la valeur et peut être vendu à un prix raisonnable.
Des photos : c’est un excellent moyen de générer des revenus. Sans que cela devienne coûteux, placez des photographes à des endroits stratégiques et mettez les photos à disposition sur une plateforme où les participants pourront les acheter. À prix abordable, cela permet de faire plaisir tout en augmentant vos recettes.